ניהול צוות עובדים גדול

ניהול הוא תמיד אתגר – הצורך בניווט והכוונה של עובדים ולקיחת אחריות על פעולותיהם דורשים זמן רב ומחשבה מוקדמת. מטבע הדברים, ככל שכמות העובדים גדלה – כך גם עולה הקושי בניהול, מעקב והיסתנכרנות מולם. אנו כאן כדי למצוא עבורכם את הפתרונות הטכנולוגיים

בין אם אתם מנהלים ותיקים או שרק קיבלתם תפקיד ניהולי, אתם בוודאי נתקלים בדילמות ובקשיים שונים שנובעים מהאופי התובעני של תפקיד המנהל. קיימות מגוון דרכים לשיפור כישורי הניהול ולהתמודדות עם צוות העובדים, כאשר מרביתן מתמקדות בצוות שלכם – באנשים שאותם אתם מנהלים.

האם אתם מכירים היטב את העובדים שלכם?
מומחים רבים בתחום הניהול ממליצים לחלק את צוות העובדים שלכם בהתאם ל"שלב ההתפתחותי" שלהם בארגון:

עובדים עמוסים ועסוקים: עובדים שמתלוננים על מחסור בזמן ועל כך שהם עמוסים לעיתים קרובות.

עובדים עצמאיים חלקית: עובדים אלו מסוגלים לנהל את עצמם במידה מסויימת אך זקוקים לליווי מהמנהל או המנהלת שלהם.

עובדים עצמאיים ומנהיגים: עובדים שיודעים לנהל את עצמם בצורה מלאה או כמעט מלאה ו"מגדילים ראש" על בסיס קבוע. 

איך לנהל עובדים שונים?
כדי לדעת לנהל טוב את העובדים שלכם, חשוב להיות עם אצבע על הדופק ולראות כיצד הם מתנהלים ומהו אופן העבודה שלהם. עובדים עמוסים ועסוקים שלא מצליחים להשתלט על עומס העבודה זקוקים למרווח נשימה ומומלץ לתת להם "הוראות מלמעלה" כדי לסייע להם להסתדר. מנהלים טובים מצליחים להעביר עובדים כאוטיים כאלו לשלב יותר מתקדם של עצמאות, כך שהתפוקה שלהם טובה יותר לאורך הזמן.

גם עובדים שמגלים עצמאות זקוקים לעיתים קרובות לליווי והכוונה. בתור מנהלים תוכלו לאתגר את העובדים העצמאים, להציב להם יעדים חדשים ולהיות מעורבים בעבודתם. מומלץ לסייע לעובדים למצוא בעצמם פתרונות לקונפליקטים ו"להגדיל ראש" כהרגל עבודה נכון.

גם אם חלק מהעובדים שלכם עצמאיים לחלוטין בשטח, תמיד כדאי להישאר מעורבים ולאתגר. בנוסף – חשוב לשמור על קשר עם הצוות ולשמוע מה מעסיק את העובדים שלכם.

האתגר שבניהול צוות גדול
מנהלים מנוסים ומוכשרים רבים מנסים למצוא על בסיס יום יומי דרכי התמודדות עם צוות עובדים גדול. ניווט ספינה גדולה הוא ללא ספק אתגר וכדי להתמודד עימו, חשוב להיות ערוכים ומצוידים היטב.

אחת מה"מחלות" הנפוצות בקרב צוותי עבודה גדלים וחברות ענק הוא חוסר התיאום בין העובדים, שגורם לחוסר יעילות ומביא לסיטואציות שבהן הלקוח "נופל בין הכיסאות". למרבה המזל, תוכלו להיעזר בטכנולוגיה כדי לקדם את העסק שלכם ולשפר את התיאום בין העובדים שלכם.

מערכת פניות – הופכת את ניהול הצוות לפשוט יותר
בין אם הצוות או המחלקה שלכם שלכם מונים שישה עובדים או אולי מאתיים – הצורך בתיאום ביניהם ובמעקב אחריהם הוא ברור. אנו בפניות מסייעים לחברות לשפר את תהליכי העבודה בארגון וכך מקדמים אותה לעבר שירות לקוחות טוב יותר ועבודה יותר יעילה. נכון, אנו לא נפטור אתכם מכל המטלות והקשיים שבניהול, אך נטפל עבורכם באתגרים רבים ונהפוך את עבודתכם ואת העבודה של הצוות שלכם לפשוטה בהרבה.

אחד מהקשיים הנפוצים בעבודה בצוות הוא תיאום בין העובדים השונים. בעסקים קטנים שהיו נפוצים בעבר עבד רק נציג שירות אחד שהכיר את חלק מהלקוחות באופן אישי – דבר כזה הוא נחלת העבר במרבית העסקים, שדורשים תיאום בין עשרות או מאות נציגים.

מערכת פניות מאפשרת לכם לסווג כל פנייה באופן אוטומטי או ידני. כך לדוגמא - פנייה שטופלה בהצלחה יכולה להיות מסומנת כ"טופל", פנייה שהסתיימה במכירה מוצלחת יכולה להשתייך לקטגוריה בשם "נמכר" וכדומה, בהתאם לצרכי העסק שלכם. תוכלו לשלוט בהרשאות לעובדים שלכם, כך שעובדים שונים ייחשפו למידע שונה ויוכלו לכתוב הערות נוספות בנוגע לכל פנייה. מערכת פניות אף מאפשרת לכם לסווג פניות שונות בהתאם לקריטריונים שחשובים לכם וכן לתעדף את המשימות השונות.

העובדה שכל פרטי הלקוח שמורים במקום אחד ושהעובדים שלכם יכולים לגשת אליהם בחופשיות, מאפשרת ללקוחות ליהנות משירות טוב יותר ומסייעת לכם לחסוך את הזמן של העובדים ולעקוב אחרי התקדמותם.

כל העובדים במערכת אחת
כשתתחילו לעבוד עם מערכת פניות לניהול שירות לקוחות תקבלו שמות משתמש (יוזרים) לכל העובדים שתרצו שישתמשו במערכת. במקום לנהל שלל שיחות, תכתובות ומיילים בנוגע למשימות שעומדות בפני החברה – תוכלו לעקוב אחריהן במערכת ולהשאיר באמצעותה הערות וטיפים לעובדים.

על אף שמדובר במערכת יעילה אחת, תיהנו מהתאמה אישית שלה לצרכי העובד, כך שכל עובד ייחשף אך ורק למידע אותו אתם מעוניינים לחלוק. בנוסף, תוכלו לנטר את ההספק של העובדים ואת ההערות שכתבו במערכת – כך שהמידע מאפשר לכם להיות מעורים בעבודת הצוות ש"מאחורי הקלעים" ולראות מי מהעובדים שלהם אולי זקוק ליותר הכוונה ועידוד וכן מי מהם ראוי לשבחים על הספקים ראויים לציון.
ציטוט של סר אייזיק פיטמן
"בטח בעצמך. זמן מאורגן היטב הוא הסימן המובהק של תודעה מאורגנת היטב."
- סר אייזיק פיטמן